Процесс проведения внутреннего служебного расследования

Человек не считается виновным до того момента, пока не найдены доказательства обратного факта. Если после проведения проверки не найдется веских аргументов в пользу работодателя, то судебный орган займет сторону работника. В результате точного с юридической стороны, и по максимуму грамотного оформления документов на начальном этапе расследования, принимается правильное и обдуманное решение по успешной защите интересов компании в будущем.

Под внутренним расследованием или проверкой имеют в виду сложный процесс, который не проводят для поиска доказательств по незначительным нарушениям. В большинстве случаев достаточно провести беседу с нарушителем в профилактических целях. Если предположительно сотрудник нанес серьезный материальный ущерб, или же были использованы полномочия в личных целях, то в данном случае принимаются строгие меры.

Начало проведения служебного расследования

Основной задачей работодателя на данном этапе является поиск доказательств по факту совершения правонарушения, установка вины работника и ее степени, а также величины нанесенного ущерба. Дополнительно определяют предпосылки, мотивы совершения проступка, смягчающие и отягощающие обстоятельства. Также берут во внимание способность работодателя не допустить или полностью предотвратить такого рода нарушения дисциплины, и применяемые способы по привлечению людей к приводу ответственности.

Перед тем, как начать процедуру на законных основаниях, необходимо провести документальное фиксирование факта совершения проступка, что будет причиной для проведения ее последующей проверки. Необходимо принять к исполнению служебную записку, осуществить надлежащую регистрацию. С тех пор как произведена фиксация входящим номером в журнале документооборота и даты принятия, производится отсчет времени для проведения расследования.

Поводы для проведения проверки:

Заявка работника;
Претензия со стороны потребителя или контрагента;
Подтверждающий документ по недостаче продукции;
Заключение от аудитора по итогу инвентаризации;
Обращение сотрудников компании в письменной или устной форме, подтверждающие проступок человека.

Достаточно одного из перечисленных документов, чтобы начать процесс расследования. И основным мотивом станет приказ от руководства о начале проведения проверки или прочего уполномоченного лица, отвечающего за принятия решений по кадрам.

Главные участники служебного расследования

Во многих ситуациях данные обязанности выполняет служба безопасности или отдел внутреннего аудита. Если компания маленькая, то такие задачи выполняет кадровая служба. Также есть возможность привлечения сторонних специалистов: юристов, бухгалтеров и т.п. Также обязан принимать участие руководитель сотрудника, по отношению к которому заведен процесс расследования. Таким образом, комиссия включает представительней службы безопасности, коллектива и профсоюзного органа. В большинстве случаев комиссия включает в себя три представителя.

Срок проведения расследования

Данная процедура длится в течение месяца, отсчет которого начинается с момента принятия важного решения о проведении служебной проверки. Если расследование осуществляется на основе служебной записки сотрудника, то закончить проверку необходимо не позже одного месяца с начала подачи документа (ст. 193 ТК РФ). Нельзя прибегнуть к взысканию позже 6-ти месяцев с момента совершения проступка, и на основании итогов ревизии, исследования финансово-хозяйственного труда или аудита – позже 2-х лет. В эти периоды не включено время производства согласно уголовному делу.

Осуществление служебного расследования

После формирования комиссии по приказу руководителя, можно приступать к выяснению обстоятельств совершенного нарушения, запрашивается объяснение со стороны сотрудника. Ему следует по личному адресу отправить оповещение через заказное письмо с описанием вложения. Необходимо отсчитать два дня с момента получения оповещения, в это же время предоставить работнику объяснение в письменном виде. Если нет ответа, то это будет рассмотрено, как отказ содействовать процессу расследования, в итоге составится акт.

Нет специальных форм подобных документов, но лучше, если их подпишут все участники комиссии. Сотрудник вправе представить объяснительный документ в свободной форме, соблюдая общие требования. Здесь необходимо изложить собственный вариант случившегося, объяснить обстоятельства, указать причины совершенного проступка. Объяснительная записка представляет собой обязательный, однако, не единственный документ при ведении расследования. Члены комиссии вправе потребовать предъявить оригиналы или копии других документов, которые бы подтверждали факт невиновности или вины человека. Вся документация нумеруется, подшивается к делу.

При невыходе сотрудника на работу, следует составить акт на каждый день о его отсутствии на месте работы. Допускается прилагать к акту доказательства косвенные, к примеру, факт неимения подписи сотрудников в журнале, в ходе его прихода и ухода, сведения в электронной системе, докладные от коллег и руководителя. При помощи заказного письма отправляется требование прийти на работу, объяснить причины прогула. Должно присутствовать описание, вложения или же телеграмма по месту проживания человека в случае, если его нет на рабочем месте, на протяжении двух дней. Лучше всего отсчитывать время ожидания ответа, начиная с числа получения оповещения. Сотрудник вправе предоставить собственные объяснения письменно.

Если есть подтверждение, что адресат не получил корреспонденцию, то работодатель имеет право обратиться в полицейские органы или отправить запросы в больничные отделения. Надо помнить о том, что в суде причины неявки на работу признают уважительными, если сотрудника восстановят в должности и начальник понесет все убытки – финансовые компенсации подчиненному за период его отсутствия. Федеральное законодательство 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что следует в обязательном порядке выполнять инвентаризацию, если обнаружится факт кражи, злоупотребления имуществом или его порчи. Комиссия выполняет эту процедуру на основе приказа от начальника предприятия.

При всем этом величина сделанного ущерба вычисляется согласно потерям, отталкиваясь от рыночной стоимости на конкретной территории на день причинения (ст. 246 ТК РФ). Однако, он не может составлять меньше цены имущества согласно итогам проведенного бухгалтерского исследования за минусом отчислений по амортизации. В основном, чтобы определить величину ущерба, необходимо пригласить независимых специалистов – оценщиков, или использовать сведения балансовой цены имущества.

Злоупотребление полномочиями

Для обнаружения факта злоупотребления имеющимися полномочиями, планируют аудиторскую проверку или привлекают к делу независимых специалистов. Такого рода сервис станет актуальным, к примеру, чтобы обосновать отпуск продукции, передачу в арендное пользование имущество по низкой стоимости и пр.

Если подобная ситуация сложилась в акционерном обществе или обществе с наличием ограниченной ответственности, необходимо принимать решение о проведении проверки с участием всего собрания акционеров, чтобы подтвердить правильность документов по бухгалтерии, финансам.

Оформление итогов служебного расследования

Заключение в письменном виде или акт являются результатом расследования, который создан на базе соответствующих материалов. Оно включает три части: вводную, описательную, резолютивную. Вводная включает факт того, что нарушена дисциплина труда, точную дату произошедшего, время осуществления расследования и участников комиссии.

Описательная часть детально рассказывает о доказательствах проведенного расследования. Резолютивная представляет собой резюме: кто виновен, в чем, есть ли у работника подобные неснятые взыскания.

По завершению процедуры предъявляется перечень приложений к акту:

записи служебные о выявлении дисциплинарного проступка, документы об отсутствии сотрудника, документы, как база для осуществления расследования;
требование об объяснении, доставке по адресу документов, которые подтверждают направление требования, записку сотрудника с объяснениями (или документ об отказе ее предоставить);
докладные и другие важные записки должностных личностей, также, свидетелей случившегося;
акт о проведении инвентаризации;
результаты, предоставленные аудиторами; независимыми экспертами, плюс, показания специализированных технических средств.

Документ и приложения обязаны подписать все участники комиссии. Согласно акту в делопроизводстве, присваивается номер, дата составления. Это есть завершение расследования, соответствующий документ должен утвердиться руководителем предприятия и должна присутствовать печать.